Time management adalah keterampilan untuk mengelola waktu yang ada secara efektif untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi stress, dan mencapai target yang dituju. Dalam  time management perlu melibatkan pengaturan prioritas, pengaturan jadwal, dan penetapan tugas yang penting. 

Prinsip dasar dalam time management  juga perlu mengenali perbedaan antara tugas yang penting dan mendesak, Tugas penting. tugas yang memiliki dampak terhadap jangka panjang hidup, seperti tujuan dan kesuksesan di masa depan, sedangkan tugas mendesak adalah tugas yang harus segera untuk diselesaikan. 

Penggunaan time management dapat membantu kamu terhindar dari jebakan dalam menyelesaikan tugas mendesak namun tidak memiliki jangka panjang. Penggunaan teknologi yang dapat membantu proses time management dalam mengatur jadwal, mengatur pengingat, dan memprioritas tugas. 

Salah satu teknik time management yang bisa digunakan adalah teknik pomodoro, dalam periode waktu 25 menit diharuskan fokus untuk mengerjakan pekerjaan tersebut kemudian 5 menit waktu untuk istirahat sejenak.

Contoh penerapan time management secara sederhana bisa dengan membuat sebuah daftar harian atau minggu terkait tugas yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat.

Memiliki time management skill yang baik merupakan kebutuhan dalam bekerja. Umumnya recruiter akan memberikan tes khusus untuk dapat melihat kemampuan kamu dalam manajemen waktu. Karyawan yang memiliki keterampilan dalam mengatur waktu tentu dapat bekerja dengan lebih efektif, produktif, dan mampu memenuhi deadline yang sudah ditetapkan secara baik.

Pentingnya Time Management Skill

Dapat mengatur waktu secara baik sangat penting dan berkaitan erat dengan meningkatnya produktivitas harian yang dilakukan. Hal tersebut tentu akan berpengaruh terhadap pencapaian tujuan yang diinginkan. Time management membuat sistem kerja menjadi lebih efisien. Sehingga banyak recruiter yang mencari kandidat karyawan yang memiliki keterampilan tersebut. 

Dengan begitu sistem kerja akan semakin optimal. Menghemat waktu artinya menghemat biaya yang dikeluarkan dan mampu meningkatkan pendapatan. Karyawan perlu menganalisa beban kerja, menetapkan prioritas, serta fokus agar bisa menerapkan metode time management yang efektif dan tetap produktif.

Cara Time Management yang Efektif Untuk Produktivitas

Manajemen waktu bisa dilakukan dengan baik jika kamu fokus terhadap kegiatan atau pekerjaan yang harus diprioritaskan. Jika kamu mengalami kesulitan dalam mengatur waktu saat bekerja, cobalah untuk memperhatikan cara manajemen waktu efektif yang bisa diterapkan berikut ini.

Membuat To Do List

Agar lebih mudah memantau seluruh tugas yang perlu diselesaikan, kamu bisa membuat daftarnya terlebih dahulu. Melalui daftar yang sudah dibuat, kamu bisa lebih mudah untuk mengelompokkannya dan memprioritaskan pekerjaan secara mudah. Kamu bisa memberikan keterangan singkat agar mudah diingat. Pembuatan daftar perlu dilakukan untuk meminimalisir resiko terlewatkan pekerjaan yang belum diselesaikan.

Tulis Deadline dari Setiap Tugas

Agar tersusun secara lebih rapi, kamu bisa memberikan informasi detail terkait deadline dari setiap tugas yang dimiliki. Hal tersebut memungkinkan kamu bisa mengerjakan pekerjaan sesuai dengan waktunya. Agar semua selesai dengan tepat waktu, kamu bisa menentukan skala prioritas dan mendahulukan pekerjaan yang sudah mendekati deadline terlebih dahulu.

Pilih Tugas yang Urgent Terlebih Dahulu

Cobalah untuk mengidentifikasi tugas yang dimiliki secara lebih mendetail agar bisa menentukan skala prioritas setiap tugas. Dengan adanya gambaran, maka kamu bisa mengetahui tanggung jawab yang harus dipenuhi. Skala prioritas ditentukan untuk dapat membuat pikiran menjadi beberapa segmen. Hal tersebut memungkinkan pikiran bisa lebih fokus saat melakukan pekerjaan. Semakin fokus pikiran, maka pekerjaan yang dilakukan bisa cepat selesai secara lebih efektif.

Susun Tugas Berdasarkan Kepentingan 

Susun jadwal sesuai dengan kepentingannya, kamu bisa mulai membuat jadwal harian, mingguan, hingga bulanan. Dengan begitu kamu bisa mengetahui dengan jelas tugas mana yang sifatnya tentatif, tugas mana yang utama, dan tugas mana yang bisa ditunda. Dengan adanya jadwal harian, kamu bisa berlatih untuk lebih disiplin dan menyelesaikan tugas secara berurut sesuai daftar prioritas yang telah ditentukan. Jadwal akan membuat sistem kerja bisa lebih terstruktur dan diterapkan dengan baik.

Tentukan Waktu Istirahat

Jangan hanya berfokus terhadap penyelesaian pekerjaan saja. Namun kamu juga perlu memiliki waktu untuk beristirahat. Ambilah jeda waktu untuk beristirahat menenangkan pikiran dan mengisi kembali tenaga yang dikeluarkan. Hal tersebut bertujuan untuk meningkatkan fokus dan mampu menjaga kebugaran tubuh dan juga mental. Kosongkan pikiran saat beristirahat sehingga bisa kembali segar ketika kembali bekerja.

Evaluasi

Jika semua upaya time management sudah dilakukan, kamu perlu melakukan evaluasi untuk menilai produktivitas. Dengan merefleksikan diri, maka kamu bisa mengetahui apakah strategi yang disusun sudah berjalan secara efektif atau belum. Apakah cara tersebut mampu meningkatkan produktivitas atau tidak. Ulangi prosesnya untuk dapat melakukan introspeksi terhadap performa yang dimiliki sehingga efisiensi bisa terus ditingkatkan. Dari evaluasi tersebut, kamu bisa mengetahui langkah selanjutnya yang akan diambil.

Time management skill harus terus dilatih agar kamu bisa menemukan cara yang paling strategis untuk diterapkan. Hal tersebut perlu dilakukan sejak dini agar kamu bisa menyesuaikan diri dengan baik dan mampu meningkatkan produktivitas secara optimal. Time management merupakan salah satu jenis soft skill yang penting untuk mencari pekerjaan. Dengan memiliki keterampilan mengelola waktu yang baik, maka bisa menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang bertanggung jawab dan menghargai waktu. 

Untuk dapat membantu mahasiswa meningkatkan keterampilannya dalam mengatur waktu, PPM School of Management menerapkan sistem belajar yang interaktif dan modern. Sehingga mahasiswa bukan hanya mempelajari materi saja, namun juga dapat mengatur waktu untuk memenuhi berbagai tugas yang diberikan. Selain itu, terdapat juga berbagai kegiatan lainnya yang bisa diikuti oleh mahasiswa untuk dapat meningkatkan soft skill di bidang lain, seperti ikut dalam organisasi untuk meningkatkan kemampuan komunikasi dan lainnya.