Sistem manajemen sangat diperlukan dalam menjalankan perusahaan atau bisnis yang sedang Anda geluti. Manajemen ini bermanfaat untuk membuat bisnis berkembang dengan lebih baik karena ada pengaturan di dalam menjalankan proses bisnis tersebut. 

Sistem ini tidak hanya dimiliki oleh perusahaan besar, tetapi bahkan UMKM dan bisnis kecil-kecilan juga harus menerapkan fungsi ini dengan baik. Untuk mengetahui lebih jelas terkait fungsi dan pengaruh sistem manajemen dalam bisnis, mari kita simak ulasan lengkapnya. 

Pengertian Sistem Manajemen 

Berdasarkan Organisasi Standarisasi Internasional (ISO), pengertian sistem manajemen adalah suatu metode yang diterapkan oleh suatu organisasi untuk mengelola berbagai bagian yang terkait dengan bisnis agar bisa mencapai tujuan. 

Tujuan adanya sistem manajemen tersebut bisa berbeda-beda tergantung dari perusahaan tersebut. Ada yang ingin meningkatkan kualitas produk atau layanannya. 

Ada pula yang ingin meningkatkan sistem K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) untuk produktivitas karyawan yang lebih baik dan masih banyak lagi tujuan lainnya. Sistem tersebut dibuat dengan tingkat kesulitan sistem yang disesuaikan dengan keinginan perusahaan. 

Adanya sistem tersebut akan menunjukkan sejauh mana pemimpin perusahaan kompeten dibidangnya. Hal ini karena jika sistem tersebut berjalan dengan baik, itu artinya leadership yang dimiliki oleh pemimpin perusahaan dinilai bagus. 

Pemimpin tersebut bisa memberikan dengan jelas perintah yang diinginkan kepada karyawannya demi kepentingan perusahaan. Dalam menjalankan sistem manajemen yang baik, Anda bisa mendapatkan berbagai manfaat, diantaranya adalah:

  • Sumber daya perusahaan menjadi lebih efisien karena terkontrol dengan baik. 
  • Manajemen risiko menjadi lebih ditingkatkan. 
  • Perlindungan kepada tenaga kerja. 
  • Berusaha meningkatkan kepuasan pelayanan dan produk kepada para pelanggan.  
Temukan jalan menuju karier cemerlang dengan beasiswa penuh S1 Manajemen Bisnis di PPM School. → Di sini

Apa Itu ISO? 

Dalam konsep manajemen, tidak terlepas dari yang namanya ISO. Hal ini karena sistem ini selalu mengacu pada standar yang dirilis oleh badan internasional atau negara yang dinamakan ISO. 

ISO sendiri merupakan organisasi yang punya tanggung jawab untuk membuat kebijakan terkait standar manajemen yang baik dan mengeluarkan sertifikasi tersebut kepada perusahaan yang memenuhi syarat. 

Adapun peraturan ini juga sudah diberikan oleh pemerintah Indonesia. Contohnya adalah PP No 50 Tahun 2012 tentang sistem manajemen K3. Ada juga Permen Perhubungan No 69 Tahun 2018 tentang sistem manajemen keselamatan perkeretaapian dan masih banyak lagi aturannya. 

Fungsi dan Pengaruh Sistem Manajemen dalam Bisnis 

Setelah mengetahui pengertian sistem manajemen secara mendalam, ketahui juga apa fungsi dan pengaruh sistem manajemen dalam bisnis. Ada berbagai macam fungsi dan pengaruhnya. Berikut  informasi lengkapnya: 

1. Dapat Membangun Bisnis Secara Efisien 

Tujuan adanya sistem manajemen ini memudahkan bisnis untuk berjalan secara efisien. Hal ini karena semua sudah diatur dengan baik dalam manajemen tersebut. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu mengeluarkan modal atau pengeluaran yang tidak penting. 

Penerapan yang sesuai dengan standar juga dapat meningkatkan kinerja dari perusahaan tersebut. 

2. Memberikan Zona Aman untuk Operasional Bisnis 

Dengan adanya sistem manajemen ini membuat Anda mudah mengatur dan mengelola perusahaan. Semua sistem tersebut tersaji secara lengkap sehingga bisa menjawab masalah yang muncul di kemudian hari. 

kredibilitas perusahaan juga menjadi lebih unggul karena konsumen akan melihat bahwa perusahaan Anda dapat memenuhi kebutuhan dari pasar akibat penerapan sistem yang sudah baik. 

3. Sistem Manajemen yang Efektif 

Selain efisien, fungsi dari management system yaitu bersifat efektif. Maksudnya adalah sistemnya dapat mengelola bisnis dengan meminimalisir risiko, meningkatkan produktivitas karyawan serta membangun evaluasi. 

Dengan pemberlakukan tersebut membuat setiap pelanggan menjadi lebih puas terhadap layanan atau produk yang dihasilkan perusahaan. Semua itu karena perusahaan tidak sembarangan membuat produk tetapi juga mementingkan kualitas dari sistem manajemen yang diterapkannya. 

Ekspektasi pelanggan juga dapat meningkat sehingga membuat citra perusahaan menjadi lebih terpercaya. Salah satu cara yang perusahaan lakukan yaitu mendapatkan sertifikasi ISO sistem manajemen mutu. 

Selain ISO manajemen mutu, ada pula jenis ISO lainnya seperti: 

  • Sistem manajemen lingkungan 
  • Sistem manajemen anti penyuapan 
  • Sistem manajemen keamanan pangan 
  • Sistem manajemen energi 
  • Sistem manajemen K3 (SMK3)
  • Sistem manajemen keamanan informasi 

Sertifikasi tersebut menunjukkan bahwa perusahaan sudah menjalankan standar untuk setiap operasionalnya mulai dari produk, layanan, sampai dengan efisiensi. Tujuannya agar pelanggan lebih percaya lagi jika perusahaannya berkualitas. 

Untuk mendapatkan sertifikasi ini, perusahaan harus menempuh berbagai syarat yang harus dipenuhi semua tergantung dari jenis sertifikasinya. Selanjutnya, nantinya akan ada auditor yang datang untuk mengecek apakah layak atau tidak mendapatkan sertifikat tersebut. 

Tips Implementasi PDCA 

Sistem manajemen di atas sudah dijelaskan secara lebih terperinci sampai dengan perannya yang penting. Setelah mengetahui pentingnya sistem ini, maka langkah selanjutnya adalah memahami cara untuk mengimplementasikannya. 

PDCA adalah instrumen dalam sistem manajemen yang paling mudah digunakan karena sifatnya yang sederhana. Dengan adanya PDCA, semua bisnis baik kalangan atas atau menengah ke bawah bisa mempraktekkannya dengan mudah. 

Anda cukup mengikuti berbagai aturan dari siklus ini untuk bisa mengoptimalkan bisnis yang dijalankan. Apa saja tips implementasi PDCA tersebut? Mari kita simak penjabarannya berikut. 

1. Plan atau Rencana 

Plan atau rencana adalah titik awal dari sebuah perjalanan bisnis. Oleh sebab itu, Anda perlu melakukannya dengan baik. Setiap usaha yang dijalankan pastinya tidak bisa diperoleh secara spontan. 

Semua butuh perencanaan yang matang. Selanjutnya, perencanaan ini juga pondasi utama dari sistem manajemen. Selanjutnya, proses bisnis nantinya harus ada dokumentasinya. 

Tujuan adanya sistem manajemen dalam perencanaan akan membuat perusahaan mudah mencapai goalsnya. 

2. Do atau Laksanakan 

Dalam melakukan sistem manajemen, diperlukan adanya kegiatan perencanaan yang matang. Setelah perencanaan sudah dibuat secara mendetail sampai dengan proses operasionalnya, maka penting untuk memberlakukan pembagian tugas. 

Semua tugas dalam bisnis ini nantinya perlu ditindaklanjuti dengan memberlakukan pembagian tugas secara terorganisir. Setelah semua sudah dilakukan, langkah berikutnya adalah melakukan tanggung jawab sesuai dengan perencanaan. 

Tugas yang sudah dibagi harus dilakukan seoptimal mungkin. Setidaknya, Anda bisa melakukan tupoksi dengan mendekati ideal sesuai dengan sistem yang sudah diberlakukan. 

3. Check atau Periksa

Apabila plan sudah dilakukan, langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan dari hasil pelaksanaan yang sudah dilakukan. Sistem manajemen ini pada dasarnya adalah sistem yang dilakukan berdasarkan pengukuran kuantitatif. 

Oleh sebab itu, hasil datanya menjadi lebih akurat karena tidak berdasarkan penilaian subjektif. Adapun pengukuran yang dilakukan seperti jumlah pelanggan, jumlah pesanan, sampai nilai kepuasan pelanggan tersebut. 

Dari hasil pengukuran ini nantinya akan didapatkan sebuah hasil penilaian untuk menentukan bagaimana strategi kedepannya. 

4. Action atau Tindakan 

Apabila sudah dilakukan pemeriksaan terkait dengan hasil pelaksanaan, langkah berikutnya yaitu melakukan tindakan atau action. Hasil cek yang telah didapatkan ini nantinya akan mendapatkan analisis bisnis. 

Apakah pelaksanaan yang telah dilakukan sudah sesuai dan efektif. Apabila tidak, maka perlu dilakukan perbaikan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Lalu, bagaimana jika dalam action tersebut ada ketidaksesuaian dari rencana sebelumnya? 

Jika itu terjadi, maka perubahan tersebut bukanlah masalah. Action yang tidak sesuai dengan rencana bukanlah sebuah penyimpangan tetapi merupakan penyempurnaan hasil untuk bisa dioptimalkan lebih baik. 

Dengan demikian, tindakan tersebut bisa sambil melakukan evaluasi dari perencanan yang sudah disusun. Perbaikan ini selalu dilakukan secara berkelanjutan sehingga tidak heran jika pelaksanaan PDCA ini layaknya siklus yang tidak ada hentinya dan selalu berkesinambungan. 

Kesimpulan 

Itulah penjabaran lengkap dari apa yang dimaksud dengan sistem manajemen sampai tips implementasi PDCA. Pemberlakuan ini perlu diterapkan secara komprehensif agar bisnis bisa berjalan menjadi lebih baik dan sesuai dengan tujuan yang selama ini diimpikan. 

Kuliah Manajemen PPM School Sekarang